E-postutskick vid bokningshändelser

VAKA kan skicka e-postbekräflser vid bokning- och avbokning av bokningsobjekt, samt skicka påminnelse för bokad tid.

För detta krävs att VAKA har tillgång till e-post-tjänst.

Inställningar för e-postkonto

Vid tveksamheter, kontakta IT-ansvarig eller internetleverantör för hjälp med uppgifter.

  1. Navigera till Inställningar -> System -> E-post.
  2. Markera "Aktivera e-postutskick"
  3. I de två övre rullgardinsmenyerna, ange typ av säkerhet och autentiseringsmetod.
  4. Ange användarnamn och lösenord för inloggning till e-postkontot.
  5. Ange server där kontot finns registrerat
  6. Ange port för kommunikationen med e-postservern
  7. Ange avsändaradress*. Denna adress visas som avsändare av aviseringar skickade från VAKA.
  8. Finns mer än en mottagare av aviseringarna, markera Slå ihop flera mottagare i samma utskick. **

*Ofta samma som användarnamnet.

**Mer än en mottagare förekommer i system där bokningar görs för organisationsgrupp och/eller där VAKA Notifications adresserar multipla mottagare. Beroende av inställningar i e-postservern varierar behov av denna inställning.

Fördefinierade meddelanden

I grundutförande finns fördefinierade meddelanden för bokning, avbokning och påminnelse. Dessa är tillgängliga, i Java/PC-klienten, under Inställningar -> Bokning.

Egendefinierade meddelanden

Innehåll i meddelanden kan anpassas så att de innehåller skrivningar och uppgifter anpassade för verksamhetens behov. Meddelanden innehåller fritext samt variabler kring bokningen.

Exempel finns i de fördefinierade meddelandena, vilka kan ändras. Meddelandena är tillgängliga, i Java/PC-klienten, under Inställningar -> Bokning.

Vilket meddelandde som ska skickas för respektive händelse, samt tid för påminnelemeddelandet, väljs under Bokning-> Påminnelser.

Parameter Skrivs   Parameter Skrivs
Person/användare %n   Organisationsgrupp %g
Bokningens startdatum %d   Bokningens slutdatum %D
Bokningens start-tid %t   Bokningens slut-tid %T
Bokningsobjekt %o   Maskingrupp %e
Tid användare har att påbörja passet efter start-tiden. %a   MInsta återstående tid av pass för att kunna nyttja detta. %A
Procent-tecken (%) %%